Các bước triển khai Thương mại điện tử cho DNVN

Các doanh nghiệp vừa và nhỏ Việt Nam muốn áp dụng Thương mại điện tử vào kinh doanh, cần tham khảo 5 bước sau, trong đó, ba bước đầu rất cần thiết, hai bước sau tùy chọn, phụ thuộc vào nhu cầu thực tế của doanh nghiệp và của khách hàng của doanh nghiệp. Các bước đó là:

Hiện diện trên mạng: có một website giới thiệu thông tin, hình ảnh, hàng hóa, dịch vụ...
Quảng bá website (e-marketing)
Hỗ trợ khách hàng qua mạng
Thanh toán qua mạng: không nhất thiết phải thực hiện, nếu không thực sự có nhu cầu, hiện nay chỉ có nhu cầu nếu doanh nghiệp bán lẻ hàng hóa ra nước ngoài.
Đổi mới phương thức kinh doanh: dành cho doanh nghiệp “nghiêng” nhiều hơn về những mô hình kinh doanh trên mạng

Bước 1: Hiện diện trên mạng – Có một website trên mạng

Bước đầu tiên để tham gia Thương Mại Điện Tử là bạn phải xây dựng một website cho doanh nghiệp của mình. Tùy theo đặc tính riêng của mỗi doanh nghiệp, website này có thể từ rất đơn giản như là một vài trang web tĩnh (tức thông tin trên trang web này không thường xuyên thay đổi) đến phức tạp gồm các cơ sở dữ liệu và các trang web động (tức thông tin trên trang web này thường xuyên thay đổi) cho phép tương tác với người sử dụng.

Nếu bạn chỉ muốn quảng cáo thông tin trên web của bạn, bạn có thể xây dựng vài trang, bao gồm: trang chủ, trang giới thiệu về doanh nghiệp, trang giới thiệu về sản phẩm hay dịch vụ, và nên có ít nhất một địa chỉ email để người quan tâm có thể liên hệ bạn dễ dàng. Các trang web của bạn nên được viết bằng ngôn ngữ chung của đối tượng khách hàng của bạn, hiện giờ thông dụng nhất là tiếng Anh. Nếu đối tượng khách hàng của bạn là người Nhật, bạn cũng nên có một phiên bản tiếng Nhật song song với bản tiếng Anh hay tiếng Việt. Sau đây là các bước để có được một website cho doanh nghiệp của bạn:

Mua tên miền (domain): có thể ở nhiều dạng như www.tendoanhnghiep.com hay www.tendoanhnghiep.com.vn hay ở các dạng khác. Khi mua tên miền, có khả năng tên bạn chọn đã bị mua, nên bạn hoặc phải chọn tên khác, hoặc phải thương lượng mua lại tên bạn thích với giá cao. Bạn có thể kiểm tra tên miền bạn muốn mua đã bị ai mua chưa tại www.domains.yahoo.com. Thông thường tên miền dạng www.abc.com sẽ có giá khoảng 10 đô-la Mỹ/năm. Bạn có thể mua trực tiếp trên mạng, song bạn phải có thẻ tín dụng để trả tiền, hoặc bạn nhờ dịch vụ thiết kế web mua tên miền cho bạn. Một website nhất định phải có tên miền.
Mua dịch vụ lưu trữ trực tuyến (hosting): bạn phải trả tiền cho dịch vụ lưu trữ những trang web của bạn trên một máy chủ nào đó để đảm bảo rằng người ta có thể tải trang web của bạn về máy tính của họ để đọc vào bất kỳ lúc nào. Với nhu cầu của doanh nghiệp vừa và nhỏ, bạn có thể chỉ phải trả vài đô-la Mỹ mỗi tháng cho dịch vụ này. Nếu website của bạn phức tạp hơn, số lượng file và cơ sở dữ liệu “nặng” hơn, bạn có thể phải trả vài chục đô-la Mỹ mỗi tháng cho dịch vụ hosting này. Để website hoạt động, nhất thiết bạn phải thuê hosting.
Viết nội dung cho các trang web : bạn có thể tự mình viết nội dung cho các trang web của bạn, hoặc bạn có thể cung cấp các thông tin, hình ảnh cho một dịch vụ để họ viết nội dung cho bạn bằng tiếng Việt, tiếng Anh hay các ngôn ngữ khác. Lưu ý, nội dung cũng rất quan trọng trong việc thu hút và giữ khách hàng. Nội dung phải được viết ngắn gọn, đầy đủ thông tin cần thiết, cách hành văn phải chuẩn mực, đặc biệt là không được sai văn phạm hay có lỗi chính tả. Hình ảnh phải rõ nét. Một trang web có nội dung viết cẩu thả với nhiều lỗi đánh máy, cấu trúc không đồng bộ sẽ gây ấn tượng xấu cho người đọc và gây phản tác dụng cho doanh nghiệp của bạn.
Thiết kế web : sau khi có nội dung, bạn phải nhờ đội ngũ thiết kế web để họ làm thành những trang web cho bạn. Đây là chi phí phát sinh một lần, có thể vài chục đến vài trăm đô-la Mỹ, tùy theo độ phức tạp của hệ thống web của bạn. Lưu ý, không nên dùng nhiều hình ảnh động trên web của bạn vì như thế sẽ làm chậm tốc độ tải xuống máy tính của người xem, dẫn đến họ bỏ đi vì không đủ kiên nhẫn chờ đợi. Lý tưởng nhất là mỗi trang web của bạn không nặng hơn 50KB.
Bảo trì web và cập nhật thông tin : qua các bước trên là bạn đã có một website cho doanh nghiệp của bạn rồi đấy! Tuy nhiên, công việc không dừng ở đây. Bạn phải quan tâm đến việc cập nhật thông tin và bảo trì web của bạn. Bảo trì bao gồm: thay đổi nhỏ trong thiết kế và trình bày, tăng thêm nội dung, loại bỏ những nội dung đã không còn phù hợp nữa v.v… Tất cả đều nhằm mục đích tạo ra sự mới mẻ để tránh gây cho khách hàng sự nhàm chán. Lưu ý, không nên lạm dụng sự thay đổi mới mẻ này, đặc biệt là tái bố trí các công cụ, các nút (button) lệnh vì sẽ gây cảm giác lạ và không thân thuộc cho người xem, làm cho họ lúng túng không biết cách tìm ra điều họ muốn một cách dễ dàng.

Bước 2: Quảng bá website trên mạng

Có được website cho doanh nghiệp của bạn rồi, bây giờ là lúc bạn phải quan tâm đến việc làm sao mọi người biết được địa chỉ website của bạn? Bạn có biết vào thời điểm cuối năm 2005, có khoảng hơn 40 triệu website tồn tại trên mạng Internet với hơn 8 tỷ trang web. Nếu bạn không chú trọng marketing cho website của mình thì nó sẽ nhanh chóng chìm sâu trong hơn 8 tỷ trang web này. Theo một thống kê, hiện ước tính mỗi tháng có gần một triệu website mới ra đời trên toàn thế giới.

Chỉ xin nhấn mạnh với các bạn rằng: hiện giờ khâu marketing (quảng bá hay tiếp thị) website của các doanh nghiệp ở Việt Nam còn chưa được chú trọng. Có rất nhiều website rất đẹp, xây dựng rất công phu, để rồi sau khi được online (trực tuyến), trong nhiều tháng nhiều năm liền chỉ có vài trăm hay vài nghìn người vào xem. Như vậy, hoàn toàn lãng phí chi phí và công sức xây dựng website.

Thực hiện marketing cho website của bạn đòi hỏi công sức, sự kiên trì và kiến thức. Bạn phải dành khá nhiều thời gian trong ngày, trong tuần để lên mạng marketing cho website của mình. Nhưng không có nghĩa là bạn có thời gian lên mạng marketing cho website của mình thì bạn sẽ thực hiện marketing có hiệu quả. Do đó, cách tốt nhất dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ là hãy khoán công việc này cho một dịch vụ xúc tiến Thương Mại Điện Tử bởi vì họ marketing chuyên nghiệp hơn bạn và chi phí bạn bỏ ra sẽ ít hơn so với bạn tự marketing. Tùy theo mức độ của dịch vụ, bạn có thể phải trả từ vài chục đến vài trăm đô-la Mỹ mỗi tháng để thuê dịch vụ marketing website cho bạn. Bạn có thể tham khảo những bài viết trong mục Marketing qua mạng để hiểu hơn về một số cách thức e-marketing.

Bước 3: Hỗ trợ khách hàng qua mạng

Sau khi marketing ban đầu cho website của bạn (ban đầu có nghĩa là đợt ra quân marketing đầu tiên ngay sau khi xây dựng xong website, và việc marketing này là một việc phải thực hiện liên tục cho đến khi bạn không dùng website của bạn nữa), bạn đã có một số người quan tâm gửi email hỏi về mặt hàng, giá cả hay bất kỳ vấn đề nào. Không phải đợi đến lúc này mà bạn phải chuẩn bị cho khâu hỗ trợ khách hàng từ trước. Bạn phải chuẩn bị sẵn các biểu mẫu báo giá, thông tin, những file brochure quảng cáo để bất kỳ lúc nào khách hàng yêu cầu là bạn phải có thông tin để gửi đi một cách nhanh nhất.

Khách hàng sẽ có ấn tượng rất tốt đối với bạn nếu như họ vừa gửi email yêu cầu thông tin cho bạn và chỉ trong một buổi hay một ngày là họ nhận được trả lời từ bạn với đầy đủ thông tin họ cần? Nên lưu ý, trong email trả lời và trong các file gửi đi, bạn đừng tự gây hại cho mình nếu như bạn cho phép các lỗi đánh máy, lỗi văn phạm tồn tại. Đừng xem nhẹ yếu tố này. Đặc tính của Thương Mại Điện Tử là người mua và người bán không biết mặt nhau, không thăm viếng được nhau, nên những yếu tố thể hiện tính chuyên nghiệp của bạn nằm ở: tốc độ đáp ứng yêu cầu của khách hàng (trả lời email, gửi hàng…), tính thẩm mỹ của tài liệu (brochure, catalogue), trình độ của doanh nghiệp (thể hiện qua cung cách viết thư, trình độ văn hóa của người viết…).

Một khi đã có người quan tâm đến sản phẩm, dịch vụ, website của bạn, thì bạn đừng nên bỏ lỡ cơ hội biến họ thành khách hàng thực sự!

Bước 4: Thanh toán qua mạng

Nếu bạn bán lẻ hàng hóa ra nước ngoài, chắc chắn bạn phải chấp nhận thanh toán qua mạng. Nếu bạn bán sỉ qua mạng, có thể bạn cũng chưa nên triển khai xử lý thanh toán qua mạng vì việc thanh toán qua mạng còn rất nhiều rủi ro kèm theo, và trong bất kỳ trường hợp nào, thiệt thòi vẫn thuộc về người bán – theo luật chơi của Thương mại điện tử trên thế giới. Hoặc nếu bạn chỉ đơn thuần quảng cáo thông tin trên mạng, bạn có thể không cần quan tâm đến việc thanh toán qua mạng. Muốn xây dựng được công cụ xử lý thanh toán qua mạng, bạn phải qua các bước sau:

Tìm một đối tác chuyên xử lý thanh toán qua thẻ tín dụng để thuê họ xử lý mọi thanh toán qua mạng cho mình. Để làm như thế, bạn cần phải có thẻ tín dụng để trả tiền dịch vụ cho họ. Bạn có thể mở tài khoản thanh toán tiền đô-la Mỹ ở ngân hàng để họ chuyển tiền về cho bạn. Chi phí của dịch vụ này được tính như sau: phí cài đặt được tính một lần, vào khoảng 50 đô-la Mỹ, và chi phí tính trên mỗi đơn hàng (một mức phí cố định, ví dụ 1 đô-la Mỹ cộng với một mức % dựa trên giá trị đơn hàng, có thể là 5-10%). Bạn có thể tìm các đối tác như thế trên mạng, song, bạn phải có kiến thức về Anh ngữ và về cách tìm kiếm thông tin trên mạng. Cách đơn giản hơn, chúng tôi tìm giúp bạn và hướng dẫn mọi thủ tục cho bạn cho đến khi việc thanh toán qua mạng được hoạt động trơn tru.
Bạn phải thuê đội ngũ lập trình để họ xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ cho việc tính tiền tự động cho cửa hàng trực tuyến của bạn. Quan trọng hơn, việc lập trình này phải phù hợp với những giao thức, quy định của nhà cung cấp dịch vụ xử lý thanh toán qua thẻ tín dụng nói trên thì hệ thống mới hoạt động được. V.E.C hân hạnh được hỗ trợ bạn dịch vụ xây dựng hệ thống thanh toán qua mạng trọn gói.
Ngoài ra, còn một cách giúp bạn có thể bán hàng ra khắp thế giới mà không cần xây dựng những hệ thống phức tạp: bạn ký gửi hàng lên một cửa hàng trực tuyến hay sàn giao dịch (như www.alibaba.com), họ sẽ bán hàng giúp bạn và hưởng hoa hồng dựa trên doanh thu.

Bước 5: Đổi mới phương thức kinh doanh

Khi bạn đã quyết tâm tận dụng thế mạnh của Thương Mại Điện Tử, bạn cũng phải quyết tâm đổi mới để có thể thành công. Đổi mới ở đây liên quan đến:

Đổi mới tư duy : một số quan niệm của thời đại mới - thời đại “e” và @ - mà bạn cần phải nắm: tốc độ phục vụ, tính đặc trưng (differentiation) trong môi trường cạnh tranh mãnh liệt, toàn cầu hóa (thị trường mở rộng và đối thủ cạnh tranh cũng mở rộng). Tuy nhiên, những quan niệm kinh doanh truyền thống như chất lượng hàng hóa, giá cả cạnh tranh vẫn luôn luôn đúng. Bạn phải đảm bảo rằng sản phẩm và dịch vụ của bạn tốt, giá cả cạnh tranh, uy tín trong kinh doanh thì Thương Mại Điện Tử mới giúp bạn mở rộng thị trường và tăng đáng kể doanh thu. Nếu sản phẩm của bạn không tốt, dịch vụ không tốt, bạn không giữ uy tín thì Thương Mại Điện Tử cũng sẽ chẳng giúp gì được cho bạn.
Đổi mới cung cách kinh doanh : người Việt Nam có thói quen không tôn trọng yếu tố thời gian, trong khi trong Thương Mại Điện Tử, yếu tố tốc độ phục vụ rất quan trọng. Tôn trọng lời hứa cũng rất quan trọng để gầy dựng và bảo vệ uy tín của doanh nghiệp. Đừng bao giờ xem nhẹ lời hứa, nếu bạn hứa một điều gì dù nhỏ, bạn cũng phải cố gắng thực hiện lời hứa (như thời gian giao hàng, chất lượng hàng giao, thời gian giao hồ sơ v.v…). Nếu trong trường hợp bất khả kháng, bạn không thể thực hiện đúng lời hứa, hãy chủ động liên hệ với đối tác, nêu rõ lý do bạn không thực hiện được lời hứa và đề nghị một giải pháp mới. Đừng bao giờ lẳng lặng “nuốt lời” và chờ cho đối tác phải tìm cách liên hệ lại với bạn để nghe lời giải thích.

Cuối cùng, người chủ doanh nghiệp cũng nên quan tâm đến công nghệ thông tin và Thương Mại Điện Tử bởi vì chúng tác động rất lớn lên nền kinh tế toàn thế giới và lên cách thức kinh doanh. Là một đơn vị kinh doanh, bạn không thể đứng ngoài lề cuộc chơi. Bạn không cần hiểu rõ về kỹ thuật, nhưng bạn nên biết những khái niệm chung và biết áp dụng những cái có lợi cho bạn.

Theo Vitanco